Werk je diensten en maak het voor iedereen toegankelijk
Om eenduidig en overzichtelijk je medewerkers te informeren, doe je er goed aan alle beschikbare facilitaire diensten vast te leggen in een toegankelijk overzicht. Facilitaire organisaties en adviesbureaus gebruiken hier al jaren een z.g. 'dienstengids' voor en dit werkt. Aan alle afspraken met externe leveranciers koppel je dus een ‘Diensten Activiteiten Gids’ (DAG). Hierin beschrijf je de overeengekomen producten en diensten overzichtelijk en onder welke voorwaarden en afspraken dit geschiedt. Je stelt vervolgens één of meer medewerkers aan om vervolgens alle aanvragen en verzoeken kritisch te monitoren.
Standaardisatie is het sleutelwoord
De gids biedt dus een overzicht van het assortiment, zoals u met uw leveranciers hebt afgesproken. Standaardisatie is één van de uitgangspunten en geeft vele voordelen op het gebied van uniform gebruik, ondersteuning, beheer, inkoop, opleidingen en bijvoorbeeld connectivity. Bestelaanvragen van producten en diensten die niet zijn opgenomen in de gids en dus niet tot het standaard assortiment behoren, kunnen worden verzameld. Vervolgens kunt u gemakkelijk deze aanvragen beoordelen. U kunt dus beslissen om de aanvraag af te wijzen, incidenteel goed te keuren of op te nemen in de gids, zodat het product of de dienst vanaf dat moment wel tot de standaard gaat behoren.
Evaluatie is de start van vooruitgang
En de laatste tip die ik u geef, is evaluatie. Iedereen kent het begrip en heeft ervan gehoord, maar in de praktijk gebeurt dit slechts mondjesmaat. Betrek uw personeel bij een evaluatie; deze kan prima schriftelijk plaatsvinden. Luister naar interne adviezen, blijf bewust van de reden waarom de gids gemaakt is en optimaliseer. Je zult merken dat uw medewerkers het zullen waarderen.