Nieuws van BVO & Partners

Een alternatieve manier met dezelfde voordelen als de NEN2767

Wed, 29 Nov 2023 10:46:23 GMT

Een alternatief voor de veel gebruikte NEN2767

De NEN2767 is dé richtlijn voor het vaststellen van de onderhoudstoestand (conditie) van een gebouw. Volgens de NEN 2767 geldt conditiemeting als het middel voor de objectieve en eenduidige meting van de fysieke kwaliteit van bouw- en installatiedelen van gebouwen en/of infrastructuur. Conditiemeting fungeert dus als een soort 'checklist' om de technische staat van een gebouw of infrastructuurelement te evalueren.

Maar wat zijn de kosten van een inspectie en wanneer heb ik volledig inzicht? En leidt dit niet tot discussies tussen inspecteurs en budgethouders over de benodigde investeringen? Wat betreft de kosten en de tijd kunnen we het kort houden: het is prijzig en het kost veel tijd! Zeker als je de inspectie op componentenniveau aanvraagt. Bijvoorbeeld om je meerjaren onderhoudsplan (MJOP) inhoudelijk te onderbouwen. Is een conditiemeting volgens de NEN 2767 dan de beste optie, of zijn er wellicht alternatieve benaderingen?

Doel van norm NEN 2767

NEN 2767 heeft jako doel het in kaart brengen van de technische staat van alle bouw- en installatiedelen met betrekking tot gebouwen en/of infrastructuur. Door middel van scores kunt u gemakkelijk vergelijkingen maken tussen de verschillende onderhoudstoestanden van uw gebouw. De resultaten bieden inzicht in onderhoudskosten en mogelijke risico's, waarmee u meerjarige onderhoudsplanningen kunt opstellen. Kortom, met deze norm waarborgt u de kwaliteit. Maar er is ook een alternatieve benadering!

Een kosteneffectief alternatief

Om kosten en tijd te besparen, kunt u ervoor kiezen om de verantwoordelijkheid voor de onderhoudsstatus over te dragen aan uw onderhoudsaannemer. Deze aannemer is immers dagelijks bezig met het reguliere onderhoud. U kunt dan contractueel vastleggen dat uw aannemer de bestaande kwaliteit van de installaties dient te waarborgen. Dit houdt in dat u een minimaal functioneel niveau beschrijft waaraan de installaties moeten voldoen, zonder storingen. Wanneer uw onderhoudsaannemer een niet-functionele installatie of component ontdekt, is hij verplicht om u hierover te informeren (vanwege de contractuele rapportageverplichting). Vervolgens kan uw aannemer op uw verzoek een gedetailleerde offerte voor achterstallig groot- en vervangingsonderhoud of een specifieke offerte voor vervanging aanleveren. U heeft uiteraard het recht om op basis van deze offerte meerdere aanbiedingen bij derden aan te vragen.

Uiteindelijk ligt de beslissing om te vervangen en dus te investeren bij u, niet bij uw aannemer; u behoudt de controle. En als u bovendien in het onderhoudscontract vastlegt dat een dergelijke rapportage uitsluitend in het eerste contractjaar mogelijk is, dan is uw onderhoudsaannemer vanaf het tweede contractjaar volledig verantwoordelijk voor de functionaliteit van de installaties. Hij kan zich dan niet langer beroepen op achterstallig groot- en vervangingsonderhoud, maar mag wel noodzakelijke vervangingen baseren op de technische afschrijving (volgens een MJOP). Dit mechanisme maakt een nulpuntsmeting en conditiemeting (NEN 2767) overbodig.

De onderhoudsaannemer zal er dan voor zorgen dat de status 4, 5 en 6 niet meer voorkomt. Status 1, 2 en in uitzonderlijke gevallen 3 zijn, mits bovenstaand goed contractueel geregeld is, acceptabel.

Brandveiligheid is van levensbelang; de gebruiksvergunning

Sat, 18 Nov 2023 08:35:04 GMT

Brandveiligheid van levensbelang! de verbruiksvergunning

Gezien de verstrekkende gevolgen van een brand is het waarborgen van goede brandveiligheid absoluut essentieel. Dit geldt in het bijzonder voor eigenaren van gebouwen die zich in een verhoogd risico bevinden of waarvoor de gevolgen van een brand voor u of uw omgeving bijzonder ernstig kunnen zijn. Daarom zijn in de gemeentelijke bouwverordening in elke gemeente regels opgenomen omtrent 'brandveilig gebruik'. Op basis van deze verordening is het, afhankelijk van uw specifieke situatie, verplicht een gebruiksvergunning aan te vragen. In deze gebruiksvergunning worden de brandveilige gebruiksvoorwaarden voor uw locatie of inrichting vastgelegd.

Voor al uw gebouwen zijn de gebruiksvergunningen gebaseerd op de Bouwverordening. Voor (tijdelijke) inrichtingen, zoals een feesttent, wordt een gebruiksvergunning verstrekt op basis van de Brandbeveiligingsverordening. Beide verordeningen specificeren duidelijk wanneer en waarvoor een gebruiksvergunning aangevraagd moet worden.

Gebruiksvergunning

Deze gebruiksvergunning omvat een aantal voorwaarden die zorgen voor een brandveilig gebruik van uw gebouw. Tevens is hierin het besluit van het college van B&W opgenomen, dat toestemming verleent voor het gebruik van het gebouw.

Het doel van deze gebruiksvergunning is om brandgevaarlijke situaties in kritische binnenomstandigheden te voorkomen en de kans op brand en ongevallen bij brand te minimaliseren. Het is essentieel dat een brandveilig gebouw ook daadwerkelijk brandveilig wordt gebruikt. In de gebruiksvergunning staan dan ook exact de voorwaarden waarvoor u moet voldoen.

Ieder gebouw wordt periodiek gecontroleerd door de brandweer. Mochten er tijdens deze controles gebreken worden vastgesteld, dan dienen deze door u te worden verholpen op aanzegging van de inspecteur.

Afgifte van een gebruiksvergunning

Als u een gebouw in gebruik neemt of als u een gebouw heeft dat op basis van de bouwverordening vergunningsplichtig is, bent u verplicht een gebruiksvergunning aan te vragen. Een gebruiksvergunning kan worden afgegeven zodra een gebouw aan u wordt opgeleverd. In feite is de gebruiksvergunning een vervolg op de bouwvergunning.

De eisen die aan een gebruiksvergunning worden gesteld, zijn primair gericht op de veiligheid van mensen en de omgeving van het gebouw. Het gebruik van de vergunning kan vele jaren doorlopen. Bij wijziging van het gebruik dient de vergunning dus opnieuw te worden aangepast.

Volgorde van de vergunningverlening

Alle objecten voor het aanvragen van een gebruiksvergunning worden aan de hand van prioriteit behandeld. Als u als eigenaar onder andere tehuizen, gevangenissen, bejaardenoorden, grote hotels, ziekenhuizen, omvangrijke kantoren, publieke gebouwen zoals theaters, grote cafés en discotheken, en grote winkelgebouwen bezit, vallen deze objecten onder prioriteit 1 en worden ze als eerste van een gebruiksvergunning voorzien. Daarna volgen de overige prioriteitscategorieën. In totaal zijn er vier prioriteitscategorieën binnen de geldende regelgeving vastgesteld.

Zodra voor uw gebouw een gebruiksvergunning is verleend, vindt er periodiek een controle plaats om te verifiëren of u nog steeds aan de vergunningvoorwaarden voldoet. Er is per type gebouw aangegeven hoe vaak en met welke frequentie het betreffende object wordt gecontroleerd. Houd er vooral rekening mee dat u zelf ook regelmatig controleert of u nog aan de voorwaarden voldoet.

Een onderhoudsvisie vanuit de klant gezien

Mon, 14 Aug 2023 09:11:40 GMT

Een onderhoudsvisie

Achterstallig onderhoud en voortdurende kosten druk resulteren in inefficiënte installaties, waardeverlies en een toename van klachten. Bent u ook voornamelijk bezig met het blussen van brandjes en blijft u continu achter de feiten aanlopen? Om deze impasse te doorbreken en potentiële rampen te voorkomen, is het noodzakelijk om het onderhoud opnieuw te structureren. Een onderhoudsvisie die daadwerkelijk waarde toevoegt.

Welke definitie kunnen we geven aan onderhoudsmanagement?

Onderhoudsmanagement omvat alle activiteiten die nodig zijn voor de instandhouding van een object, zoals uw gebouw. Deze activiteiten zijn gericht op het beleid met betrekking tot het benodigde onderhoud, de onderhoudsprocessen, de onderhoudsadministratie en de technische operationele werkzaamheden.

Begin met een grondige inventarisatie en raadpleeg deze lijst regelmatig.

De inventarisatie houdt in dat je installaties en componenten definieert en lokaliseert die deel uitmaken van het onderhoudsplan. Voor de lokalisatie dien je over een administratie van ruimtes te beschikken die binnen het gebouw zijn toegewezen. Maak gebruik van bouwtekeningen of vluchtwegplattegronden. Nadat je een complete inventarisatie hebt uitgevoerd, koppel je de componenten aan een onderhoudsfrequentie en beschrijf je de kwaliteitseisen waaraan het onderhoud moet voldoen; welke afwijkingen moeten worden gecorrigeerd, welke functies hersteld moeten worden, enzovoorts.

Kenmerken van een goed onderhoudscontract

De volgende stap is het opstellen van een contract, waarin je helder aangeeft welke werkzaamheden onder welke voorwaarden worden verwacht. Bijna alle standaard onderhoudscontracten van commerciële aanbieders zijn nadelig voor jou als opdrachtgever, dus neem deze absoluut niet als voorbeeld. Dit komt doordat onderhoudspartijen vaak vaste correcties aanbieden en storingen op basis van nacalculatie verrekenen. Hierdoor heeft de onderhoudsaannemer een commercieel belang bij een groter aantal correcties en storingen door het verbinden van omzetverhoging aan hun werk.

Vermeld daarom duidelijk dat correcties en storingen voor rekening en risico van de leverancier komen. Op deze manier zijn jouw belangen en die van de leverancier op één lijn. De leverancier zal het onderhoud optimaliseren en benodigde correcties zoveel mogelijk gelijktijdig uitvoeren om dure storingen te voorkomen. Dit beperkt extra verrekeningen en zorgt ervoor dat je niet continu de kwaliteit hoeft te controleren. Jouw leverancier heeft er belang bij om storingen te vermijden en garandeert dat door kwalitatief hoogstaand onderhoud te leveren. Kwaliteit staat centraal.

Kwaliteitsbewaking bij contractueel onderhoud

Wil je een extra waarborg, vooral omdat kwaliteit van cruciaal belang is? Neem dan controleerbare handelingen op in je contract en vraag de leverancier om hierover kwalitatieve en kwantitatieve rapportages te verstrekken. Kwaliteitsmetingen zijn dan niet alleen gericht op het onderhoudsproces, maar betreffen ook het resultaat en jouw ervaring hiermee.

Het noodplan als veiligheidsblauwdruk.

Sat, 17 Dec 2022 15:56:26 GMT

Het noodplan voor medewerkers en bezoekers

Voor de veiligheid van medewerkers en bezoekers is het essentieel om een doordacht noodplan te ontwikkelen dat voldoet aan recente wettelijke eisen.

Een effectief noodplan heeft twee hoofddelen: het instructiedeel en het organisatiedeel. Het instructiedeel beschrijft wie welke taken uitvoert, wanneer en hoe. Het organisatiedeel omvat beleid, doelstellingen, het bedrijfshulpverleningsplan, calamiteitenplan en ontruimingsplan.

Voor het opstellen van het noodplan is een grondige inventarisatie van de huidige veiligheidsvoorzieningen nodig, zoals inbraakbeveiliging, brandbeveiliging en toegangscontrole.

Ontruimingsplattegronden

Een effectieve manier om de veiligheid van medewerkers en bezoekers te verbeteren, is hen te informeren over de beschikbare veiligheidsvoorzieningen, zoals vluchtwegen, nooduitgangen, brandscheidingen en kleine blusmiddelen. Ontruimingsplattegronden vormen daarbij een essentiële informatiebron waarmee personen zich tijdens een calamiteit snel kunnen oriënteren en zichzelf in veiligheid kunnen brengen.

Maar hoe bepaal je nu het benodigde aantal ontruimingsplattegronden?

Allereerst is het cruciaal om te weten of uw BHV’ers de ontruiming begeleiden. Als zij vóór het sein tot ontruiming hun posities in het gebouw kunnen innemen, zullen zij de ontruiming coördineren. In dat geval volstaan ontruimingsplattegronden in de vluchtwegen. Echter, als medewerkers en bezoekers bij het sein tot ontruiming zelfstandig hun weg moeten vinden, moet onderzocht worden of de doorstroomcapaciteit van de vluchtroutes voldoende is om iedereen tijdig en geordend het gebouw te laten verlaten. Indien blijkt dat de kortste vluchtroutes onvoldoende capaciteit bieden, is het noodzakelijk om de richting te sturen via ontruimingsplattegronden. In deze situatie is het niet genoeg om alleen ontruimingsplattegronden in de vluchtwegen te plaatsen; elke ruimte moet worden voorzien van een ontruimingsplattegrond.

De veiligheidsplattegronden

Goed opgestelde veiligheidsplattegronden zijn een essentieel onderdeel van uw noodplan. Deze plattegronden bevatten alle relevante informatie voor zowel bedrijfshulpverleners als externe hulpverleners, zoals de brandweer, politie en GGD. De veiligheidsplattegronden dienen geïntegreerd te worden in het instructiegedeelte van het noodplan, en de implementatie moet voldoen aan de normen NEN 3011, NEN 6088, ISO 7010, ISO0880005600, en NEN-EN 0880005600, evenals de Europese voorschriften zoals vastgelegd in Richtlijn 92/58/EEG.

Klinkt ingewikkeld? Geen zorgen, uw technische onderhoudsaannemer kan u uitstekend en uitgebreid informeren over alle benodigde informatie. U kunt er ook voor kiezen om uw onderhoudsaannemer de plattegronden voor u te laten maken. Veiligheidsplattegronden bevatten immers cruciale informatie over de locaties van hoofdafsluiters voor gas, water en elektriciteit, technische installaties, opslagplaatsen voor gevaarlijke stoffen, stijgleidingen, en brandblusapparatuur, enzovoort.

Een goede beheerservice

Aangezien het noodplan regelmatig onderhevig zal zijn aan veranderingen, zowel door dynamische ontwikkelingen binnen uw organisatie als door diverse externe factoren, is het van belang dat het plan frequent wordt aangepast aan de veranderende omstandigheden. U dient het noodplan minimaal jaarlijks te controleren en bij te werken om het in optimale staat te houden. Ook deze beheersactiviteit kunt u perfect aan uw onderhoudspartij overlaten, zodat zij medeverantwoordelijk zijn voor de kwaliteit van de documentatie.

Indien u kiest voor uitbesteding, kan de beheersservice bijvoorbeeld bestaan uit:

een jaarlijkse inspectieronde door het gebouw;
het verifiëren van het noodplan conforme de geldende wet- en regelgeving;
het controleren van het noodplan op basis van gebouw- en proceswijzigingen;
noodzakelijke aanpassingen van bestaande ontruimings- en veiligheidsplattegronden;
een schriftelijke rapportage van bevindingen, inclusief een goedkeuringsverslag.

Hoera de nieuwbouw of renovatie wordt opgeleverd. En nu?

Sun, 16 Oct 2022 07:42:17 GMT

Oplevering van de nieuwbouw of renovatie. En nu?

Eindelijk is de oplevering van uw nieuwbouw- of renovatieproject door de aannemer een feit. Maar al snel zult u merken dat niet alles zo perfect is als het lijkt aan de buitenkant. Sterker nog: u krijgt er straks een dubbele kater bij: die van het afscheidsdiner en die van de realisatie dat u nu volledig op uzelf bent aangewezen. U had het zo kunnen inrichten dat de leveranciers en de onderhoudsaannemer zelf de verantwoordelijkheid hadden gedragen voor de techniek en functionaliteit.

Uw leveranciers zijn na de oplevering van het project immers verantwoordelijk voor de garantie, en uw onderhoudspartij kan namens u verborgen gebreken opsporen. Om dit proces echter soepel te laten verlopen, is het essentieel dat u boven de partijen blijft staan en zich niet laat verstrikken in de rol van (interne) projectleider.

Het is u plechtig beloofd dat de zichtbare gebreken bij de oplevering spoedig zullen worden verholpen. Ook zouden de revisietekeningen binnen drie maanden beschikbaar moeten zijn, toch? Dit blijkt nog een uitdaging te zijn, aangezien het bestek inmiddels vele keren is aangepast en er een uitgebreide lijst van zichtbare gebreken is ontstaan die nog afgehandeld moet worden. U heeft daardoor nauwelijks inzicht in wat er in beheer is overgedragen, en eventuele onzichtbare gebreken zijn nog niet ontdekt. Als opdrachtgever bent u doorgaans de eerste die wordt geconfronteerd met zowel de lasten als de lusten van een aanstaande nieuwbouw en/of renovatie. Vooral de lasten doen zich voor; aanvankelijk nauwelijks merkbaar, maar geleidelijk aan steeds indringender.

Lijnmanager transformeert in projectleider

Wanneer u begint na te denken over de wenselijkheid en haalbaarheid van renovatie en/of nieuwbouw, onthult zich langzaam maar zeker uw rol als interne projectleider. Een grote renovatie of nieuwbouw kan bovendien, afhankelijk van de omstandigheden, een traject van meerdere jaren in beslag nemen. Dan realiseert u zich ineens dat uw functie de komende tijd drastisch zal veranderen, omdat u als lijnmanager andere vaardigheden moet bezitten—specifiek die van een projectmanager. De continuïteit van een lijnfunctie vereist in eerste instantie mensgerichte eigenschappen en pas daarna zakelijke. Bij een succesvolle projectmanager is die volgorde juist omgekeerd. U, als mensgerichte lijnmanager, kan het moeilijk vinden om als projectleider te functioneren. U zult (waarschijnlijk te) veel tijd kwijt zijn aan dit ogenschijnlijk ‘bijbaantje’.

Ideaal gezien zou u een externe projectleider moeten inschakelen of iemand binnen uw organisatie met de benodigde kwalificaties en meer tijd. Dit voorkomt dat u geleidelijk in de programmatische fase van het project verzeild raakt. Gebruikers moeten benaderd worden over hun toekomstige behoeften, die vervolgens worden vertaald naar een voorlopig programma van eisen, inclusief een bijbehorend projectbudget en projectplanning. Inhuurde externe deskundigheid (zoals een architect, een bureau voor bouwprojectmanagement en een ingenieursbureau) begeleidt het project door de definitiefase en de uitvoeringsfase.

Uw projectleider wordt medeplichtig

Het is essentieel dat uw projectleider al in een vroeg stadium bij het project betrokken wordt. Zodra hij betrokken is bij de budgettering en planning, zal hij zich min of meer verantwoordelijk voelen voor de haalbaarheid. Dit voorkomt vooral dat de projectleider zich zo vastklampt aan de uitvoering dat hij bereid is om budget- en planningsoverschrijdingen namens de bouwers tegenover u te rechtvaardigen, in plaats van zich namens u op te stellen en de opdrachtnemers aan hun contractuele verplichtingen te houden.

Maak het uzelf makkelijk en maak een dienstengids

Mon, 18 Jul 2022 09:30:34 GMT

Een dienstengids

U pampert uw personeel dagelijks en versterkt de kernactiviteiten met de beste facilitaire diensten. Uw enige doel is immers om de productiviteit te verhogen zonder in te boeten op het welzijn van uw medewerkers. Maar zijn uw medewerkers zich wel bewust van alles wat u voor hen heeft geregeld? Waarschijnlijk wel, maar soms gaat er iets mis. U heeft zich voorgenomen om de ondersteunende diensten zo efficiënt mogelijk te beheren. Deze diensten omvatten alles van gebouwbeheer en schoonmaakonderhoud tot het organiseren van catering en wagenparkbeheer.

Maak je diensten toegankelijk voor iedereen

Om je medewerkers op een duidelijke en overzichtelijke manier te informeren, is het raadzaam om een toegankelijk overzicht van alle beschikbare facilitaire diensten te creëren. Facilitaire organisaties en adviesbureaus maken al jarenlang gebruik van een zogenaamde 'dienstengids', en dit blijkt effectief te zijn. Verbind aan alle afspraken met externe leveranciers een ‘Diensten Activiteiten Gids’ (DAG). In deze gids beschrijf je op een overzichtelijke manier de afgesproken producten en diensten, alsook de voorwaarden en afspraken die daarbij horen. Wijs vervolgens één of meerdere medewerkers aan om alle aanvragen en verzoeken kritisch te monitoren.

Standaardisatie als sleutelconcept

De gids biedt een overzicht van het assortiment, zoals met uw leveranciers is afgesproken. Standaardisatie is een belangrijk uitgangspunt en biedt tal van voordelen op het gebied van uniform gebruik, ondersteuning, beheer, inkoop, opleidingen en bijvoorbeeld connectivity. Bestelaanvragen voor producten en diensten die niet in de gids zijn opgenomen en dus niet tot het standaard assortiment behoren, kunnen worden verzameld. Dit stelt u in staat deze aanvragen gemakkelijk te beoordelen. U kunt besluiten om de aanvraag af te wijzen, tijdelijk goed te keuren of de aanvraag op te nemen in de gids, zodat het product of de dienst voortaan wel tot het standaard aanbod behoort.

Evaluatie als basis voor vooruitgang

Ten slotte is evaluatie een cruciale stap. Iedereen is bekend met het begrip, maar in de praktijk gebeurt dit vaak onvoldoende. Betrek uw personeel bij het evaluatieproces; dit kan prima schriftelijk plaatsvinden. Sta open voor interne feedback, blijf goed voor ogen houden waarom de gids is opgesteld en streef naar optimalisatie. U zult merken dat uw medewerkers dit zullen waarderen.

Wie moet nu het onderhoud doen; zelf, de installateur of toch een derde?

Sat, 11 Sep 2021 08:10:28 GMT

Contractueel onderhoud? Maar door wie dan?

Om te bepalen wie het beste uw technische contractuele onderhoud kan uitvoeren – uzelf, uw installateur of een externe partij – is het noodzakelijk eerst het onderhoud te definiëren. Het contractuele onderhoud omvat alle (voornamelijk installatietechnische) onderhoudsactiviteiten met een minimale frequentie van één keer per jaar. We spreken hier van contractueel onderhoud, omdat dit onderhoud doorgaans wordt uitbesteed via een contract. De onderhoudspartij voert in het kader van het contract alle werkzaamheden uit, zoals inspecties en correcties, en wordt ook geconfronteerd met eventuele storingen.

Onderhoud na oplevering van een project

Nu we een heldere definitie hebben, kunnen we bepalen wie het onderhoud zal uitvoeren. Het lijkt eenvoudig om al het onderhoud meteen aan uw installateur te delegeren. Echter, er heerst een misverstand dat onderhoud na oplevering niet nodig is, omdat de installateur een garantie biedt. U weet vast dat garagebedrijven hun garantieverplichtingen enkel nakomen als het voorgeschreven onderhoud is uitgevoerd.

Houd er rekening mee: bij de oplevering van uw project spelen verschillende zaken een rol:

Bij de oplevering is er waarschijnlijk een lijst opgesteld van zichtbare gebreken en tekortkomingen. Uw leveranciers zijn verplicht deze binnen een afgesproken termijn te verhelpen.
Uw leveranciers hebben garantieverplichtingen met betrekking tot de technische kwaliteit van de geleverde producten, de functionaliteit (het proces) en het resultaat (bijvoorbeeld het binnenklimaat).
De leverancier met garantie zal eisen dat het geleverde vanaf het moment van oplevering wordt onderhouden. Dit houdt in dat het onderhoud onmiddellijk na oplevering moet plaatsvinden. U moet daarom weten waar het precies om gaat en dat het 'contractuele' onderhoud, zoals inspecties, correcties en storingen, juridisch goed is omschreven en dat het onderhoudscontract aan de markt is aangeboden.

Deze drie aspecten kunt u eenvoudig regelen door uw leverancier na oplevering het onderhoud toe te vertrouwen. Alle toekomstige problemen worden dan door dezelfde partij afgehandeld. Bovendien heeft uw onderhoudsaannemer, als voormalige leverancier, alle benodigde gegevens bij de hand. Deze schijnbaar logische keuze heeft echter enkele belangrijke nadelen.

Tegenstrijdige belangen kunnen aanzienlijk toenemen wanneer uw hoofdaannemer na de oplevering als uw 'nieuwe' onderhoudsaannemer optreedt. Deze situatie leidt direct tot belangenconflicten tussen u en uw leverancier:

Uw onderhoudsaannemer krijgt de kans om de lijst van zichtbare gebreken af te handelen, waarbij hij de tijd die hij hiervoor investeert, eigenlijk aan onderhoud zou moeten besteden.
Het is voor uw onderhoudsaannemer niet in zijn belang om onzichtbare gebreken te identificeren, omdat hij als voormalige leverancier verantwoordelijk is voor deze gebreken vanuit zijn garantieverplichtingen.
Wanneer hij desondanks gebreken ontdekt, bestaat het risico dat de bijbehorende kosten administratief worden verward met externe kosten, waarvoor hij volgens zijn contract met u niet aansprakelijk is. Deze laatste kosten kunnen dan alsnog aan u worden doorbelast.
Daarnaast is het onderhoudscontract vaak niet via een concurrentiële aanbesteding tot stand gekomen, waardoor het mogelijk niet marktconform en dus te duur is.

Het in kaart brengen van dreigende problemen

Indien u tijdens de oplevering het contractuele onderhoud niet aan een externe partij uitbesteedt via een risicodragend contract (waarbij de leverancier het risico draagt), zullen verborgen gebreken gedurende de garantieperiode waarschijnlijk onvoldoende of helemaal niet aan het licht komen. Dit zou zonde zijn van de afgedwongen garantie. Bovendien loopt u het risico dat er nooit meer iets aan deze gebreken wordt gedaan, of dat slechts de symptomen worden aangepakt zonder de onderliggende oorzaken te adresseren. Hierdoor ontstaat de kans op een 'sick building'.

Tevens is het van groot belang om een gedegen inventarisatie uit te voeren. Uw leverancier weet precies wat er is geleverd, maar kan hij ook objectief alles namens u beschrijven? Een oppervlakkige inventarisatie is simpelweg niet effectief. Een goede inventarisatie moet zo uitgebreid zijn dat u (en uw onderhoudsaannemer) de risico’s adequate kunt inschatten. De ideale situatie ontstaat wanneer de inventarisatie door de leverancier bij de oplevering wordt aangeleverd, maar u hier ook de juiste eisen aan stelt. Het is raadzaam om deze verplichting als onderdeel van het bestek voor de renovatie of nieuwbouw op te nemen. Hierin legt u uw verwachtingen vast met betrekking tot de structuur en de diepte van de inventarisatie, evenals de gegevensdrager en het formaat van de gegevens. Het wordt pas echt interessant wanneer uw leverancier gaat inventariseren in uw huidige FMIS of Amis systeem. Dus, als u zich afvraagt 'wie gaat het onderhoud uitvoeren': dat zou niet uw leverancier moeten zijn, maar een externe partij. En mocht u denken dat u dit zelf beter kunt doen dan eender welke externe partij, dan is dat de oplossing.

5 tips om te besparen op facilities

Fri, 11 Jun 2021 09:45:47 GMT

Besparen op facilities? Een paar tips

U kunt benchmarken zoveel u wilt, maar de kans is groot dat u steeds onjuiste kengetallen met elkaar vergelijkt. Namelijk die van uw buurman, goede vrienden en concurrenten, die waarschijnlijk niet beter presteren dan u. Dat kan echt anders; facilitaire inkoop dient, net als uw inkoop in de core business, met expertise te worden aangepakt. Hier zijn 5 tips om u op weg te helpen.

TIP 1. Geld verdienen in het secundaire proces is eenvoudiger dan in de core business

In tijden van economische groei moet je 20-50% goedkoper zijn om omzet te behouden en 40-80% goedkoper produceren om winst te behouden. Logisch? Niet echt.

Handiger is om winst te zoeken in facilitaire inkoop, waar je gemiddeld 30% kunt terughalen. Met maincontracting bespaar je op externe leveranciers en interne uren, met één aanspreekpunt en minder facturen.

TIP 2. U hoeft geen expert te zijn om te weten waar Abraham de mosterd haalt

Denk niet in inspannings- of resultaatverplichtingen; succes ligt in de combinatie. Een auto moet elke drie jaar APK-keuring ondergaan (inspanning), die goed moet worden uitgevoerd (resultaat). Het één kan niet zonder het ander.

TIP 3. Geef leveranciers verantwoordelijkheid en behoud regie

Nu uw leverancier verantwoordelijk is, kan hij geen extra kosten meer aanrekenen. Hoe waarborgt u toch dat alles goed gaat?

Door de belangen van u en uw leveranciers in balans te brengen, ontstaat een echte win-win. De leverancier ontvangt een eerlijke prijs voor gestandaardiseerde afspraken, terwijl u de controle houdt over extra zaken, zonder onverwachte kosten.

TIP 4. Sluit een waterdichte overeenkomst met uw belangrijkste leverancier

Tien jaar geleden was maincontracting populair, maar volledige uitbesteding bleek inefficiënt. Dit leidt tot verlies van kennis en overzicht, terwijl de kosten blijven stijgen.

De oplossing is om de leverancier operationele taken te laten uitvoeren, eventueel met onderaannemers. Zo benut u de voordelen van maincontracting (één aanspreekpunt, minder facturen, eenvoudiger beheer) zonder het volledige beheer uit handen te geven. U behoudt de regie en

TIP 5. Verspil geen tijd aan waar anderen beter zijn.

Bent u de expert in inkoop van facilitaire producten, of is het uw leverancier? Erken uw beperkte expertise en compenseer dit. Schakel objectieve expertise in om fouten te voorkomen en focus op uw sterke punten. Dit bespaart tijd en voorkomt discussies.